Wij automatiseren bedrijfsprocessen d.m.v. maatwerk webapplicaties!

Disclaimer: Wij ontvangen een kleine commissie van enkele links op deze pagina.

Veel bedrijven verliezen dagelijks tijd en geld door handmatig werk en onnodig gedoe. Dubbele invoer, foutgevoelige administratie en trage systemen zorgen voor frustratie en maken het lastiger om te groeien. De oplossing? Bedrijfsprocessen automatiseren met maatwerk software die precies aansluit op de werkwijze van het bedrijf.

Als ervaren PHP-programmeur en webapplicatie ontwikkelaar help ik bedrijven slimmer werken door saaie, tijdrovende taken te automatiseren. Denk aan een reserveringssysteem voor klanten, een online planningstool voor personeel of een systeem dat automatisch facturen verstuurt. Ik maak ook software waarmee bedrijven hun voorraad bijhouden, klanten gemakkelijk beheren, offertes en orders verwerken, of taken en projecten overzichtelijk organiseren.

Met een webapplicatie op maat zorg ik ervoor dat bedrijven tijd besparen, fouten voorkomen en efficiënter werken.

Denk jij dat processen binnen jouw bedrijf sneller en efficiënter kunnen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met mij op. Ik kijk graag met je mee naar de mogelijkheden om jouw werkprocessen slimmer te automatiseren.

Hieronder lees je praktijkvoorbeelden van bedrijven die met een probleem bij mij kwamen en hoe ik dit met slimme automatisering heb opgelost.

Horeca

AI Sommelier Wijnsuggestie Tool

Probleem: Een restaurant liet een website bouwen door een websitebouwer en kreeg daarbij een aantal standaardtools, zoals een online menu en een eenvoudig reserveringssysteem. Echter, het restaurant wilde een unieke toevoeging: een interactieve sommelier die gasten kon helpen bij het kiezen van de perfecte wijn bij hun gerecht. De websitebouwer bood deze functionaliteit niet standaard aan, waardoor het restaurant op zoek ging naar een maatwerkoplossing.

Oplossing: Ik ontwikkelde een op maat gemaakte AI sommelier, een wijnsuggestie-tool die met behulp van kunstmatige intelligentie en een reeks gerichte vragen een persoonlijk wijnadvies gaf. Gasten konden eenvoudig aangeven welk gerecht ze bestelden en welke smaakvoorkeuren ze hadden, waarna de tool automatisch de beste wijnsuggesties presenteerde. Dit leidde tot een betere klantbeleving, hogere wijnverkopen en een website die echt iets extra's bood ten opzichte van concurrenten.

Reserveringssysteem Restaurant (Horeca)

Probleem: Een restaurant merkte dat reserveringen regelmatig dubbel werden geboekt of verloren gingen, wat zorgde voor ontevreden klanten en een chaotische planning. No-shows waren een groot probleem, waardoor tafels onnodig leeg bleven en omzet verloren ging. Daarnaast wist het personeel niet altijd hoeveel gasten ze konden verwachten, waardoor de bezetting niet goed werd afgestemd. Het handmatig verwerken van reserveringen via telefoon en e-mail kostte bovendien veel tijd en leidde tot fouten.

Oplossing: Ik ontwikkelde een online reserveringssysteem dat alle boekingen automatisch verwerkt en dubbelboekingen voorkomt. Klanten ontvangen direct een bevestiging en een herinnering, waardoor het aantal no-shows flink is gedaald. Op drukke dagen moeten reserveringen kort van tevoren worden bevestigd, zodat tafels optimaal worden benut. Het systeem houdt rekening met het aantal reserveringen en helpt bij het efficiënt inplannen van personeel. Via een mobiel of tablet heeft het personeel nu altijd een overzicht van de tafels, zonder gedoe met papieren lijsten.

Personeelsplanning (Horeca)

Probleem: Een horecabedrijf had moeite met het efficiënt inplannen van personeel. Op drukke dagen was er te weinig personeel, waardoor de service vertraagde en klanten ontevreden waren. Op rustige dagen stonden er juist te veel medewerkers ingepland, wat leidde tot onnodige loonkosten. Roosters werden handmatig gemaakt in Excel, wat veel tijd kostte en regelmatig leidde tot miscommunicatie over werktijden. Last-minute wijzigingen zorgden voor chaos, omdat medewerkers elkaar moesten bellen of berichten om diensten te ruilen.

Oplossing: Ik ontwikkelde een online personeelsplanningstool waarmee managers eenvoudig roosters konden maken op basis van verwachte drukte. Het systeem houdt rekening met reserveringen, historische data en beschikbaarheid van medewerkers. Werknemers ontvangen automatisch hun rooster via e-mail of een app en kunnen eenvoudig diensten ruilen via het systeem zonder tussenkomst van de manager. Hierdoor is de personeelsplanning efficiënter, zijn er minder misverstanden en blijven loonkosten beter onder controle.

Voorraadbeheer (Horeca)

Probleem: Een restaurant kampte regelmatig met tekorten of overschotten in de voorraad. Ingrediënten raakten op midden in een drukke avond, waardoor populaire gerechten niet meer konden worden geserveerd. Tegelijkertijd werden sommige producten te veel ingekocht en bedierven ze voordat ze gebruikt konden worden. De voorraad werd handmatig bijgehouden in een schrift of Excel, wat foutgevoelig was en leidde tot onnodige kosten en frustratie.

Oplossing: Ik ontwikkelde een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem dat bijhoudt welke ingrediënten worden verbruikt bij elke bestelling. Het systeem geeft een seintje wanneer producten bijna op zijn en kan zelfs automatisch bestellingen plaatsen bij leveranciers. Dit voorkomt misgrijpen, minimaliseert verspilling en zorgt ervoor dat het restaurant altijd de juiste hoeveelheden in huis heeft. Daarnaast biedt het systeem inzicht in welke gerechten het meest bijdragen aan de winst, zodat inkoopstrategieën kunnen worden geoptimaliseerd.

Voorraadbeheer Webshop (Detailhandel en e-Commerce)

Probleem: Een webshop merkte dat producten regelmatig uitverkocht raakten zonder dat dit op tijd werd opgemerkt, waardoor klanten bestellingen plaatsten voor artikelen die niet meer op voorraad waren. Dit leidde tot annuleringen, ontevreden klanten en extra werk voor de klantenservice. Aan de andere kant werden sommige producten te veel ingekocht, wat zorgde voor onnodige opslagkosten en dode voorraad. Voorraad werd handmatig bijgehouden in een Excel-bestand, wat veel tijd kostte en foutgevoelig was.

Oplossing: Ik ontwikkelde een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem dat direct gekoppeld is aan de webshop. Wanneer een product bijna uitverkocht is, krijgt de eigenaar een melding om tijdig nieuwe voorraad in te kopen. Als een product niet meer beschikbaar is, wordt het automatisch als ‘niet op voorraad’ weergegeven om verkeerde bestellingen te voorkomen. Daarnaast biedt het systeem inzicht in de verkoopsnelheid van producten, zodat inkoopstrategieën geoptimaliseerd kunnen worden en dode voorraad wordt geminimaliseerd.

Facturatie en Orderverwerking Webshop (Detailhandel en e-Commerce)

Probleem: Een webshop kreeg steeds meer bestellingen, maar de facturatie en orderverwerking gebeurden grotendeels handmatig. Na elke bestelling moest er een factuur worden aangemaakt in een apart programma en handmatig naar de klant worden gestuurd. Dit kostte veel tijd en leidde regelmatig tot fouten, zoals verkeerd gespelde klantgegevens of vergeten facturen. Daarnaast moesten bestellingen handmatig in het systeem van de vervoerder worden ingevoerd, wat vertragingen opleverde in de verzending.

Oplossing: Ik ontwikkelde een geautomatiseerd systeem dat na elke bestelling direct een correcte factuur genereert en naar de klant stuurt. Het systeem koppelt ook automatisch met het verzendplatform, waardoor bestellingen direct worden doorgestuurd naar de vervoerder zonder dat handmatige invoer nodig is. Dit bespaart enorm veel tijd, vermindert fouten en zorgt ervoor dat bestellingen sneller en efficiënter worden verwerkt.

Online Afsprakenplanner Praktijk (Gezondheidszorg)

Probleem: Een fysiotherapiepraktijk had moeite met het beheren van afspraken. Patiënten belden of mailden om een afspraak te maken, wat veel tijd kostte voor de receptioniste. Dubbele boekingen en miscommunicatie kwamen regelmatig voor, en last-minute annuleringen zorgden voor lege tijdsblokken die niet meer opgevuld konden worden. Hierdoor liep de praktijk inkomsten mis en was de planning vaak inefficiënt.

Oplossing: Ik ontwikkelde een online afsprakenplanner waarin patiënten zelf een beschikbare tijd kunnen kiezen en hun afspraak direct kunnen inplannen. De software stuurt automatische herinneringen via e-mail of sms om no-shows te verminderen. Annuleringen kunnen eenvoudig online worden doorgegeven, waarna de vrijgekomen plek direct weer beschikbaar komt voor andere patiënten. Dit zorgt voor een efficiëntere planning en bespaart de praktijk veel tijd.

Digitaal Patiëntendossier (Gezondheidszorg)

Probleem: Een tandartspraktijk hield patiëntgegevens bij in papieren dossiers en losse Excel-bestanden. Dit zorgde regelmatig voor zoekgeraakte informatie, dubbele administratie en onduidelijkheid over de behandelgeschiedenis van patiënten. Daarnaast moesten medewerkers vaak handmatig gegevens overtypen, wat foutgevoelig en tijdrovend was. Patiënten moesten bij elk bezoek opnieuw hun medische geschiedenis doorgeven, omdat er geen centrale plek was waar deze informatie overzichtelijk werd bijgehouden.

Oplossing: Ik ontwikkelde een digitaal patiëntendossier waarin alle medische gegevens veilig en overzichtelijk worden opgeslagen. Tandartsen en assistenten kunnen snel de behandelgeschiedenis van een patiënt inzien en nieuwe gegevens direct toevoegen. Het systeem bevat automatische herinneringen voor periodieke controles en koppelt met online afsprakenbeheer. Hierdoor verloopt de administratie sneller en foutloos, en hebben patiënten en medewerkers altijd inzicht in de juiste informatie.

Facturatiesysteem voor Bedrijven (Financiële Dienstverlening)

Probleem: Een klein administratiekantoor werkte voor verschillende bedrijven en maakte facturen handmatig in Word en Excel. Dit kostte veel tijd en leidde tot fouten, zoals verkeerd ingevoerde bedragen of ontbrekende factuurnummers. Klanten moesten handmatig herinneringen krijgen voor openstaande facturen, wat vaak vergeten werd en resulteerde in late betalingen. Daarnaast was er geen goed overzicht van welke facturen al betaald waren en welke nog openstonden.

Oplossing: Ik ontwikkelde een geautomatiseerd facturatiesysteem waarmee facturen eenvoudig kunnen worden aangemaakt en direct per e-mail naar de klant worden verstuurd. Het systeem genereert automatisch opeenvolgende factuurnummers, rekent btw correct uit en houdt bij welke facturen nog openstaan. Klanten ontvangen automatische betalingsherinneringen, wat zorgt voor snellere betalingen en minder administratieve rompslomp. Dit bespaart het administratiekantoor veel tijd en vermindert fouten in de facturatie.

Abonnementenbeheer voor Bedrijven (Financiële Dienstverlening)

Probleem: Een softwarebedrijf bood maandelijkse en jaarlijkse abonnementen aan voor hun diensten, maar het beheren van deze betalingen was een uitdaging. Klanten moesten handmatig worden gefactureerd en bij verlopen abonnementen moest er handmatig worden nagekeken of de betaling binnen was. Dit leidde tot vertragingen, onbetaalde abonnementen en veel administratief werk. Daarnaast wilden klanten zelf eenvoudig hun abonnement kunnen upgraden, pauzeren of opzeggen, wat zonder een goed systeem lastig te beheren was.

Oplossing: Ik ontwikkelde een geautomatiseerd abonnementensysteem dat automatisch facturen verstuurt en betalingen bijhoudt. Klanten krijgen een herinnering voordat hun abonnement verloopt en kunnen veilig online betalen. Niet-betaalde abonnementen worden automatisch gepauzeerd en opnieuw geactiveerd zodra de betaling binnen is. Daarnaast kunnen klanten via een online portaal eenvoudig hun abonnement beheren, waardoor het bedrijf minder tijd kwijt is aan administratie en zich kan richten op groei.

Routeplanning voor Bezorgdiensten (Logistiek & Transport)

Probleem: Een koeriersbedrijf merkte dat hun chauffeurs vaak onnodig lange routes reden, waardoor leveringen vertraagd werden en brandstofkosten opliepen. De planning werd handmatig gedaan in Excel en routes werden zonder geoptimaliseerde volgorde toegewezen aan chauffeurs. Dit leidde tot inefficiënte routes, ontevreden klanten en extra kosten. Last-minute wijzigingen in bezorgadressen zorgden voor nog meer verwarring, omdat chauffeurs geen real-time updates ontvingen.

Oplossing: Ik ontwikkelde een geautomatiseerd routeplanningssysteem dat op basis van alle bezorgadressen de meest efficiënte route berekent. Het systeem houdt rekening met verkeersdrukte en bezorgtijden en geeft chauffeurs via een app of dashboard real-time updates. Bij wijzigingen in de planning krijgen chauffeurs direct een melding met de aangepaste route. Dit heeft de levertijden verkort, de brandstofkosten verlaagd en de klanttevredenheid verhoogd.

Voorraad- en Leveringsbeheer (Logistiek & Transport)

Probleem: Een groothandel had moeite met het bijhouden van hun voorraad en leveringen. Regelmatig werden producten verkocht die eigenlijk niet meer op voorraad waren, waardoor bestellingen vertraagd werden en klanten teleurgesteld raakten. Aan de andere kant bleven sommige artikelen te lang in het magazijn liggen, wat onnodige opslagkosten met zich meebracht. De voorraad werd handmatig bijgehouden in verschillende Excel-bestanden, wat foutgevoelig en tijdrovend was.

Oplossing: Ik ontwikkelde een voorraad- en leveringsbeheersysteem dat automatisch de actuele voorraad bijhoudt en aangeeft wanneer producten moeten worden bijbesteld. Het systeem is gekoppeld aan de webshop en orderverwerking, zodat klanten alleen producten kunnen bestellen die daadwerkelijk op voorraad zijn. Leveringen worden beter gepland, en met automatische meldingen voor lage voorraadniveaus worden tekorten en overschotten voorkomen. Dit zorgt voor snellere leveringen, lagere opslagkosten en meer tevreden klanten.

Projectbeheer voor Bouwbedrijven (Bouw & Installatie)

Probleem: Een bouwbedrijf had moeite met het overzicht houden van lopende projecten. Offertes, planningen en materialen werden in verschillende systemen bijgehouden, waardoor er vaak miscommunicatie ontstond. Werkzaamheden liepen vertraging op omdat materialen niet op tijd besteld waren, en de projectadministratie kostte onnodig veel tijd. Ook waren er regelmatig fouten in de facturatie, omdat urenregistraties en uitgevoerde werkzaamheden niet goed werden bijgehouden.

Oplossing: Ik ontwikkelde een digitaal projectbeheersysteem waarin alle informatie over lopende projecten op één centrale plek beschikbaar is. Van offerte tot oplevering kunnen alle betrokkenen direct zien welke taken er openstaan en welke materialen nodig zijn. Urenregistratie gebeurt via een mobiele app, waardoor medewerkers hun gewerkte uren direct kunnen invoeren. Dit zorgt voor een betere planning, minder vertragingen en een efficiëntere administratie.

Digitaal Systeem voor Werkbonnen en Urenregistratie (Bouw & Installatie)

Probleem: Een installatiebedrijf werkte nog met papieren werkbonnen die monteurs na elke klus moesten invullen en inleveren. Regelmatig raakten werkbonnen kwijt of waren ze onleesbaar, waardoor facturatie vertraging opliep. Ook moesten monteurs hun uren handmatig doorgeven aan de administratie, wat leidde tot fouten en extra werk. Dit zorgde voor vertragingen in de facturatie en onnodige discussie over gewerkte uren.

Oplossing: Ik ontwikkelde een digitaal systeem waarin monteurs direct op hun telefoon of tablet een werkbon kunnen invullen en hun gewerkte uren kunnen registreren. Werkbonnen worden automatisch opgeslagen en doorgestuurd naar de administratie, waardoor facturatie sneller en foutloos verloopt. Klanten kunnen de bon digitaal ondertekenen, en medewerkers kunnen eenvoudig foto’s toevoegen als bewijs van het uitgevoerde werk. Dit bespaart het bedrijf tijd, voorkomt misverstanden en versnelt het facturatieproces.

Automatisering van Advertentiecampagnes (Marketing & Reclame)

Probleem: Een online marketingbureau beheerde advertentiecampagnes voor meerdere klanten, maar het instellen en optimaliseren van campagnes kostte veel tijd. Budgetten moesten handmatig worden aangepast, advertenties werden niet altijd op het juiste moment gepauzeerd of geactiveerd, en rapportages moesten handmatig worden samengesteld. Dit leidde tot inefficiënte campagnes, verspild advertentiebudget en onnodig veel administratief werk.

Oplossing: Ik ontwikkelde een geautomatiseerd systeem dat advertentiecampagnes monitort en automatisch aanpast op basis van prestaties. Budgetten worden dynamisch herverdeeld naar de best presterende advertenties, en campagnes worden automatisch gepauzeerd als ze niet goed presteren. Klanten ontvangen real-time rapportages zonder dat het marketingbureau handmatig gegevens hoeft te verzamelen. Dit bespaart tijd, optimaliseert campagnes en zorgt voor een hoger rendement op advertentie-uitgaven.

Social Media Planning en Automatisering (Marketing & Reclame)

Probleem: Een marketingbureau beheerde de social media-accounts van meerdere klanten, maar het inplannen en publiceren van content was tijdrovend. Posts moesten handmatig worden geplaatst op verschillende platforms, wat zorgde voor inconsistente plaatsingen en onnodige werkdruk. Daarnaast ontbrak het aan overzicht en samenwerkingstools, waardoor klanten niet eenvoudig konden meekijken of feedback konden geven op geplande berichten.

Oplossing: Ik ontwikkelde een social media planningssysteem waarmee posts vooraf kunnen worden ingepland en automatisch op de juiste datum en tijd worden gepubliceerd. Het systeem ondersteunt meerdere social media-platforms en biedt een overzichtelijke contentkalender, waarin zowel het marketingbureau als de klant eenvoudig wijzigingen kan aanbrengen of feedback kan geven. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een consistente social media-aanwezigheid.

Online Leerplatform (onderwijs & e-learning)

Probleem: Een opleidingsinstituut bood zowel fysieke als online cursussen aan, maar het beheren van lesmateriaal en studenten verliep inefficiënt. Cursisten kregen lesmateriaal per e-mail toegestuurd en moesten opdrachten via verschillende kanalen inleveren. Docenten hielden handmatig bij welke studenten welke modules hadden afgerond, wat zorgde voor verwarring en fouten. Hierdoor kostte het veel tijd om studenten goed te begeleiden en certificaten uit te reiken.

Oplossing: Ik ontwikkelde een online leerplatform waarin cursisten eenvoudig hun lessen, video’s en opdrachten kunnen volgen. Het platform houdt automatisch bij welke modules zijn afgerond en genereert direct een certificaat zodra een cursist alle onderdelen heeft doorlopen. Docenten kunnen eenvoudig voortgang bijhouden en feedback geven via het systeem. Dit bespaart tijd en zorgt voor een gestroomlijnd leerproces, zowel voor studenten als voor docenten.

Cursusbeheer en Certificering (onderwijs & e-learning)

Probleem: Een trainingsbureau bood verschillende cursussen aan, maar het bijhouden van inschrijvingen, betalingen en certificeringen was een tijdrovende klus. De administratie gebeurde grotendeels handmatig in Excel, waardoor fouten ontstonden in deelnemerslijsten en certificaten soms te laat of verkeerd werden verstuurd. Bovendien moesten trainers handmatig controleren welke cursisten aan de eisen voldeden voordat ze een certificaat kregen.

Oplossing: Ik ontwikkelde een systeem waarin cursisten zich eenvoudig kunnen inschrijven, betalingen automatisch worden verwerkt en certificaten direct worden gegenereerd na succesvolle afronding van een cursus. Trainers krijgen in één overzicht te zien welke deelnemers hun cursus hebben afgerond en kunnen snel goedkeuring geven voor certificering. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat deelnemers hun certificaat direct na afronding ontvangen.

Contractbeheer voor Advocaten en Bedrijven (Juridische Dienstverlening)

Probleem: Een advocatenkantoor en hun klanten hadden moeite met het beheren van contracten. Overeenkomsten werden handmatig opgesteld, opgeslagen in verschillende mappen en versies raakten door elkaar. Het terugvinden van de juiste documenten kostte onnodig veel tijd en deadlines voor contractverlengingen werden soms over het hoofd gezien. Dit leidde tot gemiste kansen en juridische risico’s.

Oplossing: Ik ontwikkelde een digitaal contractbeheersysteem waarin alle contracten centraal worden opgeslagen en eenvoudig kunnen worden teruggevonden. Het systeem stuurt automatische herinneringen voor aflopende contracten en maakt versiebeheer eenvoudig, zodat altijd de meest recente versie beschikbaar is. Daarnaast kunnen contracten digitaal worden ondertekend, waardoor het proces sneller en efficiënter verloopt.

Automatische Generatie van Juridische Documenten (Juridische Dienstverlening)

Probleem: Een juridisch adviesbureau stelde dagelijks standaardcontracten en documenten op voor klanten, zoals arbeidsovereenkomsten, algemene voorwaarden en privacyverklaringen. Dit gebeurde grotendeels handmatig door bestaande documenten te kopiëren en gegevens handmatig aan te passen. Dit kostte veel tijd en vergrootte de kans op fouten, zoals verkeerd overgenomen gegevens of vergeten aanpassingen.

Oplossing: Ik ontwikkelde een documentautomatiseringssysteem waarin medewerkers snel en eenvoudig juridisch correcte documenten kunnen genereren. Door een formulier in te vullen met klantgegevens en specifieke voorwaarden, wordt automatisch een compleet en foutloos document gegenereerd. Dit bespaart veel tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat klanten sneller de juiste documenten ontvangen.

Online Ticketverkoop voor Evenementen (evenementen & ticketverkoop)

Probleem: Een evenementenorganisator verkocht tickets via e-mail en bankoverschrijvingen, wat zorgde voor veel handmatig werk en lange verwerkingstijden. Er was geen automatische bevestiging, waardoor klanten soms onduidelijkheid hadden over hun aankoop. Daarnaast was er geen real-time inzicht in het aantal verkochte en beschikbare tickets, wat leidde tot oververkoop of juist onnodig open plekken.

Oplossing: Ik ontwikkelde een online ticketverkoopsysteem waarin bezoekers eenvoudig tickets kunnen kopen en direct een digitale versie ontvangen met een unieke QR-code. De beschikbaarheid wordt automatisch bijgewerkt, zodat oververkoop wordt voorkomen. Bij de ingang kunnen tickets snel worden gescand, waardoor de doorstroming soepel verloopt. Dit bespaart de organisator veel tijd, vermindert fouten en zorgt voor een betere bezoekerservaring.

Bezoekersregistratie en Toegangsbeheer (evenementen & ticketverkoop)

Probleem: Een organisator van zakelijke evenementen en conferenties had moeite met het beheren van deelnemers. Bezoekers moesten zich vooraf inschrijven via e-mail, waarna namen handmatig werden verwerkt in een lijst. Bij de ingang werden namen gecontroleerd op geprinte lijsten, wat zorgde voor lange wachtrijen en foutgevoelige administratie. Er was geen goed overzicht van het aantal aanwezige bezoekers en geen makkelijke manier om op locatie last-minute registraties te verwerken.

Oplossing: Ik ontwikkelde een digitaal bezoekersregistratiesysteem waarmee deelnemers zich online kunnen inschrijven en direct een bevestiging met een QR-code ontvangen. Bij binnenkomst kunnen bezoekers snel worden gescand, waardoor wachtrijen korter worden en de toegang soepel verloopt. Organisatoren hebben real-time inzicht in het aantal aanwezige gasten en kunnen eenvoudig nieuwe registraties op locatie verwerken. Dit zorgt voor een efficiëntere check-in, minder administratieve last en een betere ervaring voor zowel de organisatie als de bezoekers.

Geautomatiseerd Woningbeheer voor Makelaars (vastgoed & makelaardij)

Probleem: Een makelaarskantoor beheerde tientallen koop- en huurwoningen, maar het bijhouden van beschikbaarheid, aanvragen en bezichtigingen gebeurde handmatig in losse documenten en e-mails. Dit leidde tot miscommunicatie, dubbele boekingen en vertragingen bij het verwerken van aanvragen. Daarnaast hadden woningzoekenden vaak geen actueel overzicht van beschikbare woningen, waardoor ze achteraf teleurgesteld werden.

Oplossing: Ik ontwikkelde een digitaal woningbeheersysteem waarin makelaars eenvoudig hun aanbod kunnen beheren. Nieuwe woningen worden automatisch gepubliceerd op de website en synchroniseren met externe woningplatformen. Bezichtigingen kunnen online worden ingepland, en aanvragen worden centraal verwerkt. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat woningzoekenden altijd een actueel overzicht hebben van beschikbare woningen.

Leadopvolging en Bezichtigingsbeheer voor Makelaars (vastgoed & makelaardij)

Probleem: Een makelaarskantoor ontving dagelijks tientallen aanvragen voor bezichtigingen, maar het opvolgen van deze leads gebeurde handmatig. Hierdoor werden potentiële kopers of huurders soms te laat gecontacteerd, waardoor ze al een andere woning hadden gevonden. Daarnaast was er geen goed overzicht van welke leads serieus geïnteresseerd waren en welke aanvragen nog openstonden, wat leidde tot gemiste verkoopkansen.

Oplossing: Ik ontwikkelde een leadopvolgingssysteem waarin alle aanvragen automatisch worden verzameld en bijgehouden. Makelaars krijgen notificaties bij nieuwe aanvragen en kunnen direct contact opnemen via een centraal dashboard. Het systeem stuurt automatische herinneringen voor bezichtigingen en houdt bij welke leads nog een opvolgactie nodig hebben. Hierdoor worden geïnteresseerden sneller geholpen en neemt de kans op succesvolle verkoop of verhuur toe.

Digitale Vergunningaanvragen en Verwerking (overheid & gemeenten)

Probleem: Een gemeente ontving dagelijks veel vergunningsaanvragen, zoals bouwvergunningen en evenementenvergunningen. De verwerking hiervan verliep grotendeels handmatig via papieren formulieren en e-mail, wat leidde tot lange wachttijden, misverstanden en vertragingen. Inwoners hadden geen inzicht in de status van hun aanvraag en belden vaak naar de gemeente voor updates, wat de werkdruk verhoogde.

Oplossing: Ik ontwikkelde een digitaal vergunningsysteem waarin inwoners hun aanvraag eenvoudig online kunnen indienen. Het systeem begeleidt hen stap voor stap en controleert direct of alle benodigde documenten zijn aangeleverd. Gemeentemedewerkers kunnen aanvragen sneller verwerken, en inwoners ontvangen automatische updates over de status. Dit verkort de doorlooptijd en vermindert de administratieve last voor zowel inwoners als gemeente.

Digitaal Meldpunt voor Inwoners (overheid & gemeenten)

Probleem: Een gemeente kreeg dagelijks meldingen over kapotte straatverlichting, zwerfafval, verkeersproblemen en andere openbare kwesties. Deze meldingen kwamen binnen via telefoon en e-mail, waardoor ze verspreid raakten over verschillende afdelingen en soms vergeten werden. Inwoners hadden geen inzicht in de status van hun melding en belden vaak opnieuw om te vragen of er al iets mee werd gedaan, wat de werkdruk bij de gemeente verhoogde.

Oplossing: Ik ontwikkelde een digitaal meldpunt waarin inwoners eenvoudig online meldingen kunnen doorgeven, inclusief foto’s en locatiegegevens. De meldingen worden direct doorgestuurd naar de juiste afdeling en voorzien van een status, zodat zowel de gemeente als de melder inzicht heeft in de voortgang. Dit zorgt voor een snellere afhandeling van problemen, minder telefoontjes naar de gemeente en meer tevreden inwoners.

Reserveringssysteem voor Sportfaciliteiten (vrijetijd & sport)

Probleem: Een sportcentrum verhuurde sportvelden en zalen, maar het beheren van reserveringen verliep chaotisch. Boekingen werden handmatig bijgehouden in een agenda, waardoor dubbele reserveringen en misverstanden ontstonden. Teams kwamen soms voor een gereserveerd veld dat al bezet was, of er stonden zalen leeg terwijl andere sporters op een wachtlijst stonden. Bovendien kostte het veel tijd om reserveringen telefonisch of per e-mail te verwerken.

Oplossing: Ik ontwikkelde een online reserveringssysteem waarin sporters en verenigingen eenvoudig een veld of zaal kunnen boeken. Beschikbare tijden worden real-time bijgewerkt, waardoor dubbele boekingen worden voorkomen. Sporters ontvangen direct een bevestiging en kunnen bij wijzigingen eenvoudig hun reservering aanpassen. Dit zorgt voor een efficiëntere bezetting van sportfaciliteiten en vermindert de administratieve last voor het sportcentrum.

Ledenadministratiesysteem voor Sportclubs (vrijetijd & sport)

Probleem: Een sportvereniging beheerde haar ledenadministratie handmatig in Excel, wat zorgde voor fouten en veel extra werk. Nieuwe inschrijvingen moesten handmatig worden verwerkt, contributies werden via losse bankoverschrijvingen betaald en herinneringen voor niet-betaalde contributie moesten apart worden verstuurd. Hierdoor ontbrak er overzicht en kostte de administratie veel tijd.

Oplossing: Ik ontwikkelde een digitaal ledenadministratiesysteem waarin nieuwe leden zich eenvoudig online kunnen inschrijven. Contributies worden automatisch gefactureerd en leden ontvangen herinneringen als een betaling uitblijft. Teams en trainingen kunnen eenvoudig worden ingedeeld en wedstrijdschema’s worden direct zichtbaar voor alle leden. Dit bespaart de club tijd, voorkomt administratieve fouten en zorgt voor een soepel lopende ledenadministratie.

Van probleem naar oplossing

Uit de praktijkvoorbeelden hierboven blijkt dat veel bedrijven worstelen met dezelfde problemen: onnodig tijdverlies, foutgevoelige administratie en trage handmatige processen. De oplossing ligt in slimme automatisering op maat. Geen standaardoplossing die nét niet werkt, maar software die precies aansluit op wat jouw bedrijf nodig heeft.

Wil je niet langer tijd verspillen aan dubbel werk of inefficiënte systemen? Ik help je graag om jouw processen slimmer en sneller te maken. Neem vrijblijvend contact op en ontdek wat automatisering voor jouw bedrijf kan betekenen.